BugünAsgari ücret (net)28.075,50 ₺Kıdem tavanı73.729,87 ₺SGK tavanı297.270,00 ₺1. dilim eşiği190.000,00 ₺tüm rakamlar →
Hesapla

Şirket ve Vergi

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farkı: E-Faturaya Geçiş Şartları

17 dk okuma
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farkı: E-Faturaya Geçiş Şartları
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark, kime hangisini kesmeniz gerektiği ve e-faturaya geçiş şartlarını nasıl kontrol edeceğiniz adım adım.
İçindekiler
  1. E-fatura ve e-arşiv fatura farkı kısaca
  2. E-fatura nedir, nasıl çalışır
  3. E-arşiv fatura nedir, kime kesilir
  4. Yan yana karşılaştırma tablosu
  5. Hangi faturayı keseceğinizi nasıl anlarsınız
  6. E-faturaya geçiş şartları nelerdir
  7. Zorunlu geçişte hasılatı nasıl takip edersiniz
  8. Gönüllü e-fatura geçişi mantıklı mı
  9. Başvuru için gerekenler
  10. Entegrasyon yöntemini seçerken kriterler
  11. Fatura keserken sık yapılan hatalar
  12. İptal, itiraz ve düzeltme süreci
  13. Saklama ve arşivleme yükümlülüğü
  14. Maaşlı çalışan ek iş yapıyorsa
  15. Vergi dilimi ve ek gelir ilişkisi
  16. Damga vergisi ve diğer kalemler
  17. Dijital güvenlik ve sahte fatura riski
  18. Geçiş öncesi kontrol listesi
  19. Geçişten sonra ilk üç ay
  20. Son söz ve hatırlatma

E-fatura ve e-arşiv fatura farkı kısaca

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark, belgeyi kime kestiğinizle başlar. Alıcı da sisteme kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesersiniz. Ayrıca iletim yolu, iptal süreci ve saklama düzeni de değişir. Bu yüzden önce alıcıyı, ardından kendi zorunluluğunuzu kontrol etmeniz gerekir.

Kısacası iki belge de elektronik fatura sayılır. Ancak e-fatura iki kayıtlı mükellef arasında GİB altyapısından geçer. Öte yandan e-arşiv fatura, kayıtlı olmayan alıcıya giden elektronik belgedir. Dolayısıyla aynı gün iki farklı müşteriye iki farklı türde belge kesmeniz son derece normaldir.

Bu yazı özellikle maaşının yanında ek iş yapan çalışanlar için hazırlandı. Örneğin hafta sonları danışmanlık veriyor ya da küçük bir şahıs şirketi işletiyorsanız, belge türünü doğru seçmek işinizi kolaylaştırır. Üstelik ek gelir, yıllık vergi yükünüzü de etkiler. Bunu görmek için vergi dilimi hesaplama aracına göz atabilirsiniz.

E-fatura nedir, nasıl çalışır

E-fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşıyan elektronik bir belgedir. Ancak kâğıt yerine standart bir dosya biçiminde oluşur. Ardından GİB sistemi ya da özel entegratör üzerinden alıcının sistemine ulaşır. Bu nedenle e-fatura gönderdiğinizde karşı taraf belgeyi kendi yazılımında görür.

İşleyiş kabaca şöyledir:

  • İlk olarak faturayı yazılımınızda hazırlarsınız.
  • Ardından mali mühür ya da e-imza ile onaylarsınız.
  • Sonra belge sistem üzerinden alıcıya iletişim kurar ve ona ulaşır.
  • Son olarak alıcının sistemi belgeyi kaydeder.

Dikkat etmeniz gereken nokta şudur: e-fatura yalnız iki kayıtlı kullanıcı arasında çalışır. Yani alıcı sistemde değilse belge ona e-fatura olarak ulaşmaz. Bu durumda e-arşiv fatura kesmeniz gerekir.

Ayrıca belge senaryosu önemlidir. Temel ve ticari senaryo gibi seçenekler, alıcının belgeyi kabul ya da reddetme imkânını etkiler. Hangi senaryoyu kullanacağınızı mali müşavirinizle belirleyin. Çünkü yanlış senaryo, sonradan düzeltme yükü doğurur.

E-arşiv fatura nedir, kime kesilir

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Örneğin bireysel bir müşteriye ya da henüz sisteme geçmemiş bir firmaya satış yaptığınızda bu belgeyi kullanırsınız. Dolayısıyla e-arşiv, e-faturanın tamamlayıcısıdır.

E-arşiv faturada belge alıcının sistemine gitmez. Bunun yerine siz belgeyi e-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak iletirsiniz. Ayrıca belgeyi elektronik ortamda saklarsınız ve raporlama yükümlülüğünüzü yerine getirirsiniz.

E-arşiv faturayı genellikle şu durumlarda kullanırsınız:

  • Bireysel müşteriye mal ya da hizmet satışında.
  • E-fatura kullanıcısı olmayan firmaya satışta.
  • İnternet üzerinden yaptığınız satışlarda.

Öte yandan e-arşiv sistemine giriş de bazı durumlarda zorunlu hale gelir. Özellikle internet satışı yapan mükellefler için ayrı kurallar bulunur. Bu kuralları GİB duyurularından kontrol edin. Çünkü eşikler ve kapsam zaman içinde değişebilir.

Kısacası e-arşiv, “karşı taraf sistemde değil” durumunun çözümüdür. Ancak bu, belgenin daha az geçerli olduğu anlamına gelmez. İki belge de vergi açısından aynı ağırlığı taşır.

Reklam

Yan yana karşılaştırma tablosu

Farkları tek bakışta görmek için aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz. Tablo genel işleyişi gösterir; ayrıntılar yazılımınıza ve senaryoya göre değişebilir.

Konu E-fatura E-arşiv fatura
Alıcı Sisteme kayıtlı kullanıcı Kayıtlı olmayan kişi ya da firma
İletim GİB ya da entegratör üzerinden E-posta veya kâğıt çıktı
Alıcının görmesi Kendi yazılımında otomatik Gönderdiğiniz dosya ile
İtiraz/red Senaryoya göre sistem içinde Genel ticari yollarla
Saklama Elektronik ortamda Elektronik ortamda
Kime uygun Firmalar arası satış Bireysel ve kayıtsız alıcı

Tabloda görüldüğü gibi temel ayrım alıcıdadır. Bu yüzden “hangisini seçeyim” sorusunun cevabı çoğunlukla sizde değil, müşterinin kayıt durumundadır. Ayrıca iki sistemi birlikte kullanmanız gerekir. Çünkü gerçek hayatta müşterilerinizin bir kısmı kayıtlıdır, bir kısmı değildir.

Öte yandan iptal ve düzeltme süreçleri de farklıdır. Özellikle e-faturada belge alıcının sistemine ulaştıktan sonra geri çekmek kolay değildir. Bu nedenle göndermeden önce bilgileri iki kez kontrol edin.

Hangi faturayı keseceğinizi nasıl anlarsınız

Doğru belge türünü seçmenin en güvenli yolu, her faturada alıcıyı sorgulamaktır. Kullandığınız yazılım ya da GİB portalı, vergi numarasını girdiğinizde kayıtlı kullanıcı listesini kontrol eder. Sonuç olumluysa e-fatura, olumsuzsa e-arşiv fatura kesersiniz.

Pratik bir kontrol sırası şöyledir:

  1. İlk olarak alıcının vergi ya da kimlik numarasını alın.
  2. Ardından yazılımda kayıtlı kullanıcı sorgusunu çalıştırın.
  3. Sonra sonuca göre belge türünü seçin.
  4. Son olarak tutarları ve KDV satırını kontrol edip gönderin.

Bu sorguyu her seferinde tekrarlayın. Çünkü firmalar yıl içinde sisteme geçebilir. Örneğin geçen ay e-arşiv kestiğiniz bir müşteri, bu ay e-fatura kullanıcısı olabilir. Eski listeye güvenirseniz yanlış türde belge kesersiniz.

Ayrıca bireysel müşterilerde durum daha basittir. Bireysel alıcı genellikle sistemde değildir, dolayısıyla e-arşiv fatura kesersiniz. Yine de yazılımınızın otomatik sorgusunu kapatmayın. Kısacası sorgu, hatayı önlemenin en ucuz yoludur.

E-faturaya geçiş şartları nelerdir

E-faturaya geçiş iki yoldan olur: zorunlu geçiş ve gönüllü geçiş. Zorunlu geçiş, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde belirlenen şartları sağladığınızda doğar. Öte yandan gönüllü geçişte şart aramadan başvurabilirsiniz.

Zorunluluk genellikle şu ölçütlere bağlıdır:

  • Belirli bir yılın brüt satış hasılatı.
  • Faaliyet gösterdiğiniz sektör.
  • İnternet satışı gibi özel faaliyet türleri.
  • Bazı lisans ya da izin gerektiren işler.

Bu yazıda eşik tutarlarını bilerek vermiyoruz. Çünkü bu tutarlar tebliğlerle sık değişir ve eski bir rakam sizi yanıltabilir. Bunun yerine güncel şartları Gelir İdaresi e-Belge portalından kontrol edin. Ayrıca yeni bir tebliğ çıktığında mali müşavirinizden kısa bir özet isteyin.

Dikkat etmeniz gereken diğer nokta süredir. Şartı sağladığınız yılı takip eden dönemde geçiş için bir süre tanınır. Bu süreyi kaçırmak ceza riskini doğurur. Bu yüzden yıl sonuna doğru hasılatınızı mutlaka gözden geçirin. Kısacası zorunluluğu tahmin etmek yerine belgeyle doğrulayın.

Zorunlu geçişte hasılatı nasıl takip edersiniz

Hasılat takibi, zorunlu geçişi kaçırmamanın anahtarıdır. Özellikle yıl içinde işi büyüyen küçük işletmeler bu noktada hazırlıksız yakalanır. Bu yüzden basit bir aylık tablo tutmanızı öneririz.

Tabloda şu sütunlar yeterlidir:

  • Ay.
  • O ayın brüt satış hasılatı.
  • Yıl başından itibaren toplam.
  • Kesilen belge türü dağılımı.

Örneğin varsayalım ki yıl başından bu yana toplam hasılatınız her ay düzenli artıyor. Bu durumda yıl ortasında GİB’deki güncel eşiği kontrol edersiniz. Ardından kalan aylarda eşiği aşıp aşmayacağınızı kabaca tahmin edersiniz. Böylece geçiş kararını son güne bırakmazsınız.

Öte yandan hasılat, net kâr ile aynı şey değildir. Brüt hasılat, giderleri düşmeden önceki satış toplamıdır. Dolayısıyla kâr düşük olsa bile hasılat eşiği aşabilir. Bu ayrımı mali müşavirinizle netleştirin.

Ayrıca maaşlı çalışıyorsanız ek gelirinizin toplam vergi yükünü de ayrıca düşünün. Bordronuzdaki kesintileri görmek için brütten nete maaş hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Gönüllü e-fatura geçişi mantıklı mı

Gönüllü geçiş bazı işletmeler için pratik bir adımdır. Özellikle kurumsal müşterisi çok olan serbest meslek sahipleri bu yolu tercih eder. Çünkü büyük firmalar çoğunlukla belgeyi kendi sistemlerinde görmek ister.

Gönüllü geçişin olası faydaları şunlardır:

  • Kurumsal müşterilerle belge alışverişi hızlanır.
  • Kâğıt, baskı ve kargo işi azalır.
  • Belgeler tek yerde düzenli durur.

Ancak dezavantajları da vardır. İlk olarak yazılım ya da entegratör için bir maliyet ödersiniz. Ardından mali mühür veya e-imza temin etmeniz gerekir. Üstelik sisteme girdikten sonra çıkmak kolay değildir.

Bu yüzden kararı vermeden önce kendinize şu soruları sorun. Müşterilerimin ne kadarı e-fatura kullanıcısı? Ayda kaç belge kesiyorum? Yazılım maliyeti bu hacme değer mi? Kısacası gönüllü geçişi “herkes geçiyor” diye değil, iş akışınıza göre değerlendirin.

Öte yandan zorunluluk yakınsa gönüllü geçiş bir hazırlık dönemi sağlar. Yine de bu kararı mali müşavirinizle birlikte verin.

Başvuru için gerekenler

Sisteme başvuru birkaç adımdan oluşur. Yöntem, GİB portalını mı yoksa bir özel entegratörü mü kullanacağınıza göre değişir. Bu nedenle önce yöntemi seçin, ardından belgeleri hazırlayın.

Genel olarak ihtiyaç duyacağınız şeyler şunlardır:

  • Şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için e-imza.
  • Güncel vergi levhası bilgileri.
  • Firmanıza ait iletişim bilgileri.
  • Seçtiğiniz yazılım ya da entegratör hesabı.

Ayrıca şirketinizin kayıt bilgilerinin güncel olması gerekir. Örneğin adres ya da faaliyet kodu değiştiyse önce bunu düzeltin. Bu noktada faaliyet belgesini e-Devletten alma rehberimiz işinize yarayabilir.

Başvuru adımlarını ve güncel formları Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden kontrol edin. Çünkü ekranlar ve adımlar dönem dönem değişir. Üstelik entegratör kullanacaksanız sağlayıcının kendi kurulum adımları da devreye girer. Kısacası başvuruyu aceleye getirmeyin; test faturası kesmeden canlı kullanıma geçmeyin.

Entegrasyon yöntemini seçerken kriterler

Bu iş için temel olarak üç yol vardır: GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. Belirli bir sağlayıcı önermiyoruz; bunun yerine seçim kriterlerini sıralıyoruz.

Seçerken şu sorulara bakın:

  • Ayda kaç belge kesiyorsunuz?
  • Muhasebe programınızla otomatik bağlantı gerekiyor mu?
  • Arşivleme hizmeti fiyata dahil mi?
  • Destek hattı hangi saatlerde çalışıyor?
  • Veri güvenliği ve yedekleme nasıl sağlanıyor?

Örneğin ayda birkaç belge kesen bir serbest çalışan için GİB portalı yeterli olabilir. Öte yandan yüzlerce belge kesen bir e-ticaret işletmesi, muhasebe yazılımıyla bağlantılı bir entegratöre ihtiyaç duyar. Dolayısıyla doğru seçim, hacminize ve iş akışınıza bağlıdır.

Ayrıca sözleşme şartlarını dikkatle okuyun. Özellikle yıllık yenileme, kontör ve ek belge ücretlerine bakın. Çünkü düşük başlangıç fiyatı, yüksek toplam maliyet doğurabilir. Kısacası fiyat yerine toplam maliyeti karşılaştırın.

Fatura keserken sık yapılan hatalar

Elektronik belge kullanırken bazı hatalar sık tekrarlanır. Bu hataları bilmek, sonradan uğraşacağınız düzeltme işini azaltır.

En yaygın hatalar şunlardır:

  • Alıcıyı sorgulamadan belge türü seçmek.
  • Vergi numarasını ya da unvanı yanlış yazmak.
  • KDV oranını yanlış seçmek.
  • Tarih ve saat bilgisini kontrol etmemek.
  • Aynı satış için iki kez belge kesmek.

Örneğin alıcı e-fatura kullanıcısıyken e-arşiv keserseniz belge doğru kanaldan gitmemiş olur. Bu durumda iptal ve yeniden düzenleme gerekir. Üstelik müşterinizle yazışma yükü de artar.

Ayrıca kopyala-yapıştır alışkanlığına dikkat edin. Özellikle eski bir faturayı şablon olarak kullandığınızda alıcı bilgileri yanlış kalabilir. Bu yüzden her belgede alıcı alanlarını yeniden okuyun.

Bir diğer sık hata da tutar yazımıdır. Varsayalım ki 10.000 TL yerine 1.000 TL yazdınız. Böyle bir durumda düzeltme süreci hem size hem müşteriye vakit kaybettirir. Kısacası göndermeden önce son bir kontrol, en ucuz güvencedir.

İptal, itiraz ve düzeltme süreci

Hatalı bir belge kestiyseniz panik yapmayın. Ancak izleyeceğiniz yol belge türüne göre değişir. Bu nedenle önce hangi belgeyi kestiğinizi netleştirin.

E-faturada durum genellikle şöyledir:

  • Ticari senaryoda alıcı belgeyi sistem içinden reddedebilir.
  • Temel senaryoda iptal ya da itiraz için ayrı yollar devreye girer.
  • Belirli sürelerin dışında işlem yapmak zorlaşır.

E-arşiv faturada ise iptal genellikle yazılım üzerinden yapılır. Ardından iptal bilgisi raporlamaya yansır. Yine de süre sınırlarını ve güncel kuralları GİB duyurularından kontrol edin.

Öte yandan iade durumunu iptalden ayırın. Müşteri ürünü geri gönderdiyse çoğu zaman iade faturası söz konusudur. Dolayısıyla asıl belgeyi iptal etmek yerine doğru yöntemi seçmeniz gerekir.

Ayrıca tüm yazışmaları saklayın. Özellikle müşteriden gelen red ya da itiraz e-postaları, ileride sorulacak sorulara cevap olur. Kısacası düzeltmeyi belgeli yapın. Emin olmadığınız durumda işlem yapmadan önce mali müşavirinize danışın.

Saklama ve arşivleme yükümlülüğü

Elektronik faturayı kesip göndermek işin yarısıdır. Öte yandan belgeleri yasal süre boyunca saklamanız da gerekir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, defter ve belgelerin saklanmasına dair genel kuralları düzenler.

Saklama konusunda şu noktalara dikkat edin:

  • Belgeleri elektronik ortamda, değiştirilemez biçimde tutun.
  • Yedekleri farklı bir yerde de saklayın.
  • Entegratör kullanıyorsanız arşiv hizmetinin kapsamını öğrenin.
  • Sağlayıcı değiştirirseniz eski belgelerin aktarımını planlayın.

Örneğin entegratörle sözleşmeniz biterse belgelerinize erişiminiz ne olacak? Bu soruyu sözleşme aşamasında sorun. Çünkü sonradan erişim sorunu yaşamak ciddi bir risk doğurur.

Ayrıca kişisel verilere dikkat edin. Fatura, alıcının adı ve adresi gibi bilgiler içerir. Bu yüzden arşive kimin erişebildiğini sınırlayın. Kısacası saklama, yalnız “dosyayı bir yere koymak” değildir; erişim ve güvenlik de bu işin parçasıdır.

Maaşlı çalışan ek iş yapıyorsa

Birçok çalışan maaşının yanında ek gelir elde eder. Örneğin yazılım, tasarım, çeviri ya da danışmanlık hizmeti verir. Bu durumda belge düzeni ve vergi yükü önem kazanır.

Tek bir işverenden bordrolu maaş alıyorsanız belge düzenlemezsiniz; işvereniniz bordronuzu hazırlar. Ancak serbest meslek faaliyetine başladığınızda kendi belgenizi kesmeniz gerekir. Üstelik şahıs şirketi açtıysanız e-fatura ve e-arşiv kuralları doğrudan sizi ilgilendirir.

Dikkat etmeniz gereken noktalar şunlardır:

  • Ek gelir, yıllık beyanname yükümlülüğü doğurabilir.
  • Maaş ve ek gelir toplamı vergi dilimini etkileyebilir.
  • Kurumsal müşteriye kestiğiniz belgede stopaj söz konusu olabilir.

Stopajın nasıl işlediğini stopaj vergisi nedir yazımızda anlattık. Ayrıca güncel dilimleri görmek için gelir vergisi dilimleri sayfasına bakabilirsiniz. Böylece ek işin gerçekten ne kazandırdığını daha net görürsünüz. Kısacası ek iş kararı verirken yalnız brüt kazanca değil, vergi ve belge maliyetine de bakın.

Vergi dilimi ve ek gelir ilişkisi

Ek gelir elde eden çalışanlar için vergi dilimi sık sorulan bir konudur. Çünkü gelir vergisi artan oranlıdır. Dolayısıyla toplam geliriniz arttıkça üst dilime geçme ihtimaliniz de artar.

Örneğin varsayalım ki yıllık maaşınız belirli bir dilimin içinde duruyor. Ardından yıl içinde ek serbest meslek geliri elde ediyorsunuz. Bu durumda beyanname döneminde iki gelirin toplamı değerlendirilir. Sonuç olarak ek gelirin bir kısmı daha yüksek oranla vergilenebilir.

Bu hesabı elle yapmak zordur. Bu yüzden vergi dilimi hesaplama aracıyla toplam gelirinizin hangi dilime düştüğünü kontrol edin. Ayrıca işvereninizin size maliyetini merak ediyorsanız işverene maliyet hesaplama aracına da bakabilirsiniz.

Öte yandan beyan kuralları gelir türüne göre değişir. Ücret, serbest meslek ve ticari kazanç farklı hükümlere tabidir. Bu nedenle kendi durumunuzu mali müşavirinizle birlikte değerlendirin. Kısacası vergi planını yıl sonuna bırakmayın; yıl içinde düzenli kontrol edin.

Damga vergisi ve diğer kalemler

Fatura yalnız KDV’den ibaret değildir. Bazı işlemlerde başka vergi ve kesintiler de gündeme gelir. Bu yüzden belge keserken ilgili kalemleri doğru yansıtmanız gerekir.

Kontrol etmeniz gereken başlıca kalemler şunlardır:

  • KDV oranı ve istisna durumu.
  • Varsa tevkifat uygulaması.
  • Serbest meslekte stopaj.
  • Sözleşmeye bağlı işlerde damga vergisi.

Damga vergisinin maaş ve sözleşmelerdeki etkisini damga vergisi oranı sayfasında görebilirsiniz. Ancak her işlem için oran ve istisna ayrıdır. Dolayısıyla genel bir oranı tüm işlemlere uygulamayın.

Ayrıca tevkifat konusu karmaşıktır. Özellikle kamu kurumlarına ya da büyük firmalara yapılan bazı hizmetlerde kısmi tevkifat uygulanabilir. Bu durumda faturada ilgili alanı doğru doldurmanız gerekir. Aksi halde müşteri belgeyi reddedebilir.

Kısacası belge türünü doğru seçmek yetmez; içerikteki vergi kalemleri de doğru olmalıdır. Emin olmadığınız kalemde tahmin yürütmeyin; bunun yerine mali müşavirinize sorun.

Dijital güvenlik ve sahte fatura riski

Elektronik belgeler kolaylık sağlar; ancak yeni riskler de getirir. Özellikle sahte fatura e-postaları ve oltalama girişimleri son yıllarda arttı. Bu yüzden gelen her “fatura” e-postasına temkinli yaklaşın.

Dikkat etmeniz gereken işaretler şunlardır:

  • Tanımadığınız bir göndericiden gelen ek dosya.
  • Acil ödeme isteyen, baskı kuran bir dil.
  • Resmi kurumu taklit eden ama adresi farklı olan e-posta.
  • Şifre ya da kart bilgisi isteyen bağlantılar.

Örneğin e-arşiv fatura bildirimi gibi görünen bir e-posta, sizi sahte bir sayfaya yönlendirebilir. Bu durumda bağlantıya tıklamak yerine faturayı kendi yazılımınızdan ya da resmi portaldan kontrol edin. Ayrıca şüpheli bağlantıları USOM gibi resmi kaynaklardan araştırın.

Daha fazla bilgi için internet dolandırıcılığı türleri yazımıza bakabilirsiniz. Ayrıca mali mühür ve e-imza cihazınızı başkasıyla paylaşmayın. Kısacası dijital belge düzeni, dijital güvenlikle birlikte anlam kazanır.

Geçiş öncesi kontrol listesi

Sisteme geçmeden önce aşağıdaki listeyi tek tek işaretleyin. Böylece ilk günlerde yaşanan aksaklıkları azaltırsınız.

  • Zorunluluk durumunuzu GİB duyurularından doğruladınız mı?
  • Mali mühür ya da e-imza hazır mı?
  • Entegrasyon yöntemini seçtiniz mi?
  • Muhasebe programınızla bağlantıyı test ettiniz mi?
  • Müşteri listenizi kayıtlı kullanıcı sorgusundan geçirdiniz mi?
  • Arşivleme ve yedekleme planınız var mı?
  • Çalışanlarınıza ya da kendinize kısa bir eğitim verdiniz mi?

Ayrıca geçiş tarihini müşterilerinize önceden bildirin. Özellikle düzenli çalıştığınız firmalar, belge biçimindeki değişikliği bilmek ister. Bu yüzden kısa bir bilgilendirme e-postası işinizi kolaylaştırır.

Öte yandan ilk ay belgeleri daha sık kontrol edin. Çünkü yeni sistemde küçük ayar hataları ilk haftalarda ortaya çıkar. Kısacası geçişi bir günlük iş değil, birkaç haftalık bir süreç olarak planlayın.

Geçişten sonra ilk üç ay

Sisteme geçtikten sonraki ilk üç ay, alışma dönemidir. Bu dönemde küçük aksaklıklar normaldir; önemli olan onları erkenden fark etmektir. Bu yüzden haftalık kısa bir kontrol rutini kurun.

Rutininizde şu adımlar yer alabilir:

  • İlk olarak o hafta kesilen belgelerin listesini alın.
  • Ardından iptal ya da red gelen belge olup olmadığına bakın.
  • Sonra muhasebe kayıtlarıyla belge sayısını karşılaştırın.
  • Son olarak yedeklerin düzgün alındığını doğrulayın.

Örneğin varsayalım ki bir hafta içinde iki belge müşteriden geri döndü. Bu durumda nedenini not alın ve aynı hatayı tekrarlamamak için şablonunuzu düzeltin. Böylece sorun büyümeden çözülür.

Ayrıca müşterilerinizden geri bildirim isteyin. Özellikle düzenli çalıştığınız firmalar, belgeyi alırken bir sorun yaşayıp yaşamadıklarını söyleyebilir. Öte yandan bu geri bildirimler, yazılım ayarlarınızı iyileştirmek için de değerlidir. Kısacası ilk üç ayı bir deneme süresi gibi görün; ardından rutininizi ayda bire indirebilirsiniz.

Son olarak bu dönemde tuttuğunuz notları saklayın. Çünkü yıl sonunda mali müşavirinizle yapacağınız görüşmede bu notlar size zaman kazandırır. Üstelik bir sonraki yazılım ya da sağlayıcı değişikliğinde de hangi ayarları taşımanız gerektiğini bu notlardan kolayca hatırlarsınız.

Son söz ve hatırlatma

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki farkı özetlersek, belirleyici olan alıcının kayıt durumudur. Alıcı sistemdeyse e-fatura, değilse e-arşiv kesersiniz. Ayrıca kendi zorunluluğunuz hasılat, sektör ve faaliyet türüne göre doğar.

Bu yazıda bilerek eşik tutarı vermedik. Çünkü bu tutarlar sık değişir ve eski bir rakam sizi yanlış karara götürebilir. Bunun yerine güncel şartları GİB e-Belge portalından ve ilgili tebliğlerden kontrol edin.

Maaşlı çalışıyor ve ek gelir elde ediyorsanız belge düzeninin yanında vergi yükünü de takip edin. Bu noktada vergi dilimi hesaplama aracı size hızlı bir ön fikir verir.

Son olarak şunu hatırlatalım: bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez. Bu yüzden geçiş, iptal ya da vergi kalemleriyle ilgili somut bir kararınız varsa önce bir mali müşavire danışın. Kısacası doğru belge, doğru zamanda ve doğru bilgiyle kesildiğinde işinizi kolaylaştırır.

Reklam

Sık sorulan sorular

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

Temel fark alıcıdadır. E-fatura, iki kayıtlı kullanıcı arasında GİB sistemi üzerinden gider. E-arşiv fatura ise alıcı e-fatura kullanıcısı değilse, örneğin bireysel müşteriye ya da kayıtlı olmayan bir firmaya kesilir. Yani belgeyi siz seçmezsiniz; alıcının durumu hangi türü kullanacağınızı belirler. Göndermeden önce alıcıyı mutlaka sorgulayın.

Alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl öğrenirim?

Kullandığınız fatura yazılımı ya da GİB portalı, vergi numarasını girdiğinizde kayıtlı kullanıcı listesini sorgular. Sonuç olumluysa e-fatura, olumsuzsa e-arşiv fatura kesersiniz. Bu sorguyu her faturada tekrarlayın, çünkü firmalar yıl içinde sisteme geçebilir. Eski bir listeye güvenmek, yanlış belge türüne ve sonradan düzeltme işine yol açar.

E-faturaya geçiş zorunluluğu hangi durumlarda doğar?

Zorunluluk genellikle brüt satış hasılatı eşiğine, sektöre ve bazı özel faaliyetlere bağlıdır. Eşik tutarlarını bu yazıda vermiyoruz, çünkü tebliğlerle sık değişir. Güncel şartları Gelir İdaresi e-Belge portalındaki duyurulardan ve ilgili Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinden kontrol edin. Ayrıca mali müşavirinizle yılın hasılatını birlikte değerlendirin.

Zorunlu olmadan e-faturaya gönüllü geçebilir miyim?

Evet, mükellefler gönüllü olarak da sisteme başvurabilir. Gönüllü geçiş özellikle kurumsal müşterisi çok olan serbest meslek sahipleri ve küçük işletmeler için pratik olabilir. Ancak geçtikten sonra sistemden çıkmak kolay değildir. Bu yüzden yazılım maliyetini, arşiv yükümlülüğünü ve iş akışınızı önceden hesaplayın, kararı mali müşavirinizle birlikte verin.

Maaşlı çalışan olarak e-fatura ile ilgilenmem gerekir mi?

Yalnız bordrolu çalışıyorsanız genellikle hayır; işvereniniz bordro düzenler. Ancak maaşın yanında serbest iş, danışmanlık ya da şahıs şirketi üzerinden satış yapıyorsanız belge düzeni sizi ilgilendirir. Böyle bir durumda ek geliriniz vergi dilimi hesabını da etkileyebilir. Toplam gelirinizi görmek için önce vergi dilimi hesaplama aracını kullanın.

E-arşiv faturayı müşteriye nasıl iletirim?

E-arşiv faturayı müşteriye elektronik ortamda, örneğin e-posta ile iletebilirsiniz; müşteri isterse kâğıt çıktısını da verebilirsiniz. Çıktıda belgenin e-arşiv olduğunu gösteren ifadeler bulunur. İnternet satışlarında ayrıca elektronik iletim beklenir. Hangi yöntemin size uygun olduğunu yazılım sağlayıcınızla ve mali müşavirinizle birlikte netleştirin.

Kaynaklar ve dayanak